Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger og cookies LIV Residential

Denne politik om beskyttelse af personlige oplysninger (herefter ”Privatlivspolitik”) blev senest æn-dret den 25. marts 2024.

1. INDLEDNING

  1. 1.1 OCP Asset Management B.V. (”OCP”, ”vi”, ”vores”, ”os”) er en virksomhed, der driver virksomhed ved køb og salg af fast ejendom, administration og forvaltning af fast ejendom, herunder udlejer boliger via LIV Residential platformen og LIV Residential appen. OCP er registeret som anden udenlandsk virksomhed i Danmark med CVR-nummer: 10231752. OCP er ligeledes registreret i det hollandske handelsregister med virksomhedsnummer: 69408645.
  2. 1.2 OCP er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger på de vilkår, der er angivet i denne Privatlivspolitik.
  3. 1.3 Du bedes venligst læse Privatlivspolitikken grundigt igennem for at forstå, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Vi kan ændre Privatlivspolitikken fra tid til anden ved at offentliggøre en opdateret version på hjemmesiden. Vi anbefaler derfor, at du tjekker hjemmesiden regelmæssigt.
  4. 1.4 Privatlivspolitikken er opdelt i to dele. I den første del kan du læse om vores specifikke behandlingsaktiviteter. I den anden del kan du læse om generelle bestemmelser, der gælder for alle specifikke behandlingsaktiviteter.
  5. 1.5 Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller ønsker at gøre dine rettigheder gældende, er du velkommen til at kontakte os via nedenstående kontaktoplysninger:
    • Mail: privacy@livresidential.nl
    • Dansk adresse: Palægade 2, 2., 1261 København K
    • Hollandsk adresse: Generaal Vetterstraat 74, 1059BW Amsterdam
    • Telefonnummer: +31 020 – 4701480
    • Dansk telefonnummer: +45 89 87 44 66

2. SPECIFIKKE BEHANDLINGSAKTIVITETER

2.1. Oprettelse og administration på online platform og app: Liv Residential

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag: Når du opretter en profil som boligjæger hos os, indsamler vi løbende oplysninger fra din profil. Formålet er at oprette og administrere din profil, således at du får adgang til vores online platform og app Liv Residential. Liv Residential giver dig adgang til at anmode om en fremvisning, etablere kontakt til udbydere af udlejningsejendomme, godkende lejekontrakten digitalt samt at skræddersy personlige anbefalinger til dig vedrørende ejendomme mm. som muligvis vil interessere dig. Vi behandler følgende kategorier af almindelige personoplysninger:
  • Navn (fornavn og efternavn)
  • Adresseoplysninger (adresse, postnummer og by)
  • Kontaktoplysninger (e-mailadresse og telefonnummer)
  • Oplysninger fra RKI.
Vores juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger som boligjæger følger af GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b, om behandling, der er nødvendig til opfyldelsen af en kontrakt, herunder korrespondance forud for indgåelse af en kontrakt, som finder sted på din anmodning.
Opbevaring: Oplysningerne opbevares i 6 måneder efter sletning af din profil. Dog vil personoplysninger, som vi har indsamlet i forbindelse med indgåelse af en lejekontrakt foretaget gennem Liv Residential blive opbevaret i 3 år fra opsigelsen af lejemålet som følge af den almindelige forældelsesfrist, jf. forældelseslovens § 3. Vi opbevarer nogle data i længere tid, hvis vi er forpligtet til at gøre det i henhold til lovgivning, for eksempel behandles eventuelle personoplysninger til brug for bogføringsmateriale i løbende år + 5 år, jf. bogføringslovens § 12.
Kilder:
  • Dig som bruger
  • RKI

2.2. Kommunikation på online platform og app – Liv Residential

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag: Når du har indgået en lejekontrakt og anvender din profil som lejer, indsamler vi oplysninger fra din profil, når du kommunikerer med udlejeren. Formålet er at besvare dine henvendelser. Liv Residential giver således lejer og udlejer mulighed for at kommunikere på daglig basis. I forbindelse hermed behandles følgende kategorier af almindelige personoplysninger:
  • Navn (fornavn og efternavn)
  • Adresseoplysninger (adresse, postnummer og by)
  • Kontaktoplysninger (e-mailadresse og telefonnummer)
  • Beskedens indhold.
Vores juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger som lejer følger af GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b, om behandling, der er nødvendig til opfyldelsen af en kontrakt dvs. lejekontrakten.
Opbevaring: Henvendelsen opbevares i 12 måneder efter sletning af din profil.
Kilder:
  • Din henvendelse

2.3. Øvrig kontakt

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag: u kan kontakte os på telefon eller rette henvendelse til os på en af de e-mailadresser, som er angivet på vores hjemmeside. Når du sender os en e-mail eller kontakter os på telefon, behandler vi dine kontaktoplysninger og indholdet af din meddelelse. Vores juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger, er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f om behandling på baggrund af en legitim interesse, hvor dine rettigheder ikke tilsidesættes, da vi kun behandler det allerhøjest nødvendige til besvarelse af din henvendelse. Hvis din henvendelse drejer sig om appen eller et lejeforhold, gælder de betingelser, der er beskrevet i afsnittene 2.1 og 2.2.
Opbevaring: Korrespondancen slettes, når den ikke længere er nødvendig til opfyldelse af formålet (besvarelse af henvendelsen) eller efter 12 måneder fra sidste korrespondance. Slettefristen er fastsat på baggrund af, at der kan være forespørgsler på lejligheder, hvor udlejning først kan påbegyndes på et senere tidspunkt. Derfor har vi vurderet nødvendigheden af en slettefrist på denne varighed og i disse situationer.
Kilder:
  • Din henvendelse

2.4. Kommercielle meddelelser: Nyhedsbreve og anden markedsføring

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag: Vi anvender dine kontaktoplysninger til at sende dig markedsføringsmateriale på baggrund af det samtykke til at modtage markedsføringsmateriale, som du har afgivet i forbindelse med at du oprettede en profil på Liv Residential. Såfremt du ikke ønsker at afgive dit samtykke til markedsføring, står dette dig frit for. Markedsføring omfatter digitale nyhedsbreve, kampagner, konkurrencer, arrangementer og lignende. Vores juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger følger af GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a om samtykke.
Opbevaring: Vi opbevarer dokumentationen for dit samtykke så længe, vi sender dig markedsføringsmateriale og op til 2 år efter, vi er ophørt med at sende markedsføringsmateriale.
Kilder:
  • Dig som bruger

2.5 2.5 Sociale medier

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag:

Vi anvender sociale medier til at markedsføre vores brand og produkter, samt til at kommunikere med forskellige interessenter. Det foregår på de vilkår, som det pågældende sociale medie stiller til rådighed. Når du interagerer med os på disse medier, gør du oplysninger tilgængelige for os og det sociale medie, eksempelvis når du reagerer på vores opslag, kommenterer eller deler opslag, ligesom vi behandler oplysninger om, at du ”synes godt om” os eller følger os på det sociale medie.

OCP og de sociale medier betragtes som fælles dataansvarlige, og du bør være opmærksom på, at de sociale medier selvstændigt behandler oplysninger om dig.

Aftalen om fælles dataansvar med de pågældende sociale medier vi anvender, kan du finde her:

  • Meta - fælles dataansvar
  • Google – fælles dataansvar
  • X – fælles dataansvar
  • LinkedIn – fælles dataansvar

Du kan læse de sociale mediers privatlivspolitik her:

  • Meta – Privatlivspolitik
  • Google – Privatlivspolitik
  • X – Privatlivspolitik
  • LinkedIn – Privatlivspolitik

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger følger af GDPR art. 6, stk. 1, litra f om behandling der er nødvendig for, at vi kan forfølge en legitim interesse, hvor dine interesser ikke tilsidesættes, fordi din deltagelse på sociale medier er frivillig for dig på de vilkår, der er gældende på sociale medier.

Opbevaring: Vi opbevarer dine personoplysninger, indtil de ikke længere er nødvendige for os at behandle. Vi sletter som udgangspunkt ikke opslag. Du kan selv aktivt redigere eller slette opslag, som du har lavet på vores virksomhedsside via det sociale medies funktioner.
Kilder:
  • Dig som bruger.
  • Det sociale medie.

2.6 Kundeundersøgelser og feedback

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag:

Vi vil gerne lejlighedsvis, med dit konkrete samtykke, foretage kundeundersøgelser for at sikre os at de services vi tilbyder, imødekommer dine krav, eksempelvis via spørgeundersøgelser, kundetilfredshedsanalyser eller markedsundersøgelser. Enhver feedback du giver os, vil udelukkende blive brugt med henblik på at forbedre vores services, og vil ikke blive offentliggjort.

Vores juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger i forbindelse med feedback er GDPR artikel 6, stk. 1, litra a om samtykke. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at henvende dig til os.

Opbevaring: Oplysninger om feedback opbevares op til 5 år efter modtagelse. Vi gemmer så vidt muligt din feedback i anonym form og har en lang opbevaringstid for at kunne måle vores egen indsats over tid.
Kilder:
  • Dig som kunde.
  • Ekstern leverandør.

2.7 Statistik og analyse

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag:

Ved besøg på vores hjemmeside indsamles cookies på samme måde, som er gældende andre steder på internettet. Al information relateret til vores brug af cookies kan du finde i vores Cookiepolitik, der løbende opdateres af Cookiebot.

Vores behandlingsgrundlag er et samtykke i overensstemmelse med cookiereglerne.

Opbevaring:

Vi opbevarer statistikker og/eller analyser i anonymiseret form.

Kilder:
  • Cookieudbydere.

2.8 Samarbejdspartnere og leverandører

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag:

Vi behandler personoplysninger i forbindelse med almindelig korrespondance i leverandørforhold og samarbejder.

Følgende personoplysninger om dig indgår i vores behandling:

  • Navn
  • Stilling
  • E-mail
  • Telefonnummer

Vores juridiske grundlag for at behandle personoplysninger følger af GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b om behandling, der er nødvendig til opfyldelsen af en kontrakt, herunder korrespondance forud for indgåelse af en kontrakt.

Opbevaring:

Kontaktoplysninger på medarbejdere hos vores leverandører og samarbejdspartnere opbevares indtil 3 år efter kontraktens ophør jf. forældelseslovens § 3, stk. 1.

Kilder:
  • Dig som medarbejder hos leverandøren eller samarbejdspartneren.
  • Din arbejdsgiver.

3. GENERELLE BESTEMMELSER

3.1 Modtagere af personoplysninger

3.1.1 Vi anvender sikkerhedsgodkendte databehandlere, som hjælper os med IT- eller andre tjenesteydelser. Når vi anvender databehandlere, er der altid indgået en databehandleraf-tale, der fastsætter genstanden for og varigheden af behandlingen, behandlingens karak-ter og formål, typen af personoplysninger og kategorierne af registrerede samt den data-ansvarliges forpligtelser og rettigheder.

3.1.2 Dertil anvender vi tredjeparter til kreditværdighedskontrol, herunder: RKI-tjek, Scope-Check, og World-Check. Disse tredjeparter skal overholde databeskyttelseslovens kapitel 5 og databeskyttelsesforordningen og har tilladelse fra Datatilsynet til behandling af disse oplysninger.

3.1.3 Vi kan også anvende tredjeparter, der bistår med markedsføring og analyse. I tilfælde af, at vi videregiver dine personoplysninger til disse virksomheder, vil du modtage direkte be-sked herom, hvortil vi således vil oplyse det specifikke juridiske grundlag i en selvstændig meddelelse.

3.1.4 I sjældne tilfælde videregiver vi også dine oplysninger til myndigheder eller andre tredje-parter (f.eks. advokat og revisor), men kun hvis vi er forpligtede hertil som følge af lovgiv-ningen, eller for at beskytte vores interesser i en juridisk tvist.

3.1.5 I forbindelse med IT-drift herunder hosting, udvikling og support, kan vi i visse tilfælde overføre personoplysninger til selskaber, som er etableret i et land uden for EU/EØS. Når vi overfører dine personoplysninger til tredjeparter uden for EU og EØS, sikrer vi, at dine personoplysninger og databeskyttelsesrettigheder er beskyttet på passende vis ved at sik-re enten:

3.1.5 I forbindelse med IT-drift herunder hosting, udvikling og support, kan vi i visse tilfælde overføre personoplysninger til selskaber, som er etableret i et land uden for EU/EØS. Når vi overfører dine personoplysninger til tredjeparter uden for EU og EØS, sikrer vi, at dine personoplysninger og databeskyttelsesrettigheder er beskyttet på passende vis ved at sik-re enten:

  • At Europa-Kommissionen har truffet en afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet.
  • At der anvendes standardkontrakter, som er godkendt af Europa-Kommissionen eller Datatilsynet.
  • At der implementeres supplerende foranstaltninger for de tredjelande, hvor lovgivningen i det pågældende land gør det aktuelt.

3.1.6 Du kan få nærmere oplysninger om overførsel af dine personoplysninger til tredjelande ved at skrive til os.

3.2 Dine rettigheder

3.2.1 Du har efter GDPR en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Det omfatter:

  • Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger om dig, som vi behandler.
  • Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv berigtiget.
  • Ret til sletning: Du har ret til at få slettet oplysninger om dig.
  • Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
  • Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
  • Ret til dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

3.2.2 Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes ret-tigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

3.2.3 Vi gør opmærksom på, at dine rettigheder ikke er absolutte og nødvendigvis må begræn-ses, hvis det måtte stride mod vores forpligtelser over for vores kunder at gøre dem gæl-dende.

3.2.4 Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

3.3 Klage til Datatilsynet

3.3.1 Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi be-handler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.